¿Quieres crear un checklist en Excel?
Bueno…
Llámalo checklist, llamalo casillas de verificación, chulos o palomitas…
Da igual cómo lo llames, lo importante es la utilidad que tiene…
Hoy vamos a hablar de 3 sistemas muy sencillos para crearlo de manera que puedas escoger el que mejor se adapte a tus gustos.
Una vez lo tengas creado, verás lo fantástico y práctico que es para llevar, por ejemplo, un control de tareas.
¡Vamos allá!
Contenidos
Crear un checklist en Excel a partir del formato condicional
Si no conoces el formato condicional de Excel, te estás perdiendo una de las herramientas visuales más potentes que tiene.
Hoy no voy a profundizar en la capacidad que tienen los formatos condicionales, porque esto daría para un post de los largos (o para más de uno…).
Me voy a centrar en crear un checklist a partir de su uso.
Creación de la tabla de tareas
Antes de empezar deberemos crear la tabla con la lista de las tareas a realizar.
A modo de ejemplo, he hecho esta:
(fíjate en la esquina inferior derecha que, al margen del formato que le he puesto a la tabla, es una tabla oficial de Excel)
No te preocupes por lo que he puesto encima de la tabla, lo comentaré más adelante…
Cómo crear el checklist en Exel con formato condicional
Para crear este checklist vamos a jugar con valores vacío y 1.
El 1 va a representar la tarea realizada y el vacío representará la tarea pendiente de realizar.
A partir de esto, cuando coloquemos un número 1 en cualquiera de las celdas de la columna “Estado”, haremos que nos aparezca un check.
Una vez tenemos nuestra tabla, vamos a seleccionar todas las celdas en las que queremos que nos aparezcan los iconos, es decir, todas las celdas de la columna “Estado” (en mi caso las celdas B9:B20).
Con las celdas seleccionadas, iremos a la ficha “Estilos” de la pestaña “Inicio” y en el botón “Formato condicional” veremos todos los desplegables que tiene.
Para crear este tipo de checklist, iremos a “Conjuntos de Iconos”, “Indicadores” y escogeremos la opción de “3 símbolos (sin círculos)”.
Una vez hecho esto, si escribes un número 1 en cualquiera de las celdas de ese rango (B9:B20), aparecerá ese número 1 y, a la izquierda de la celda, el icono.
Pero esto no es lo que queremos…
No queremos que se vea el 1.
Queremos el icono solo y centrado.
Además, como solo vamos a utilizar uno de los 3 iconos que contiene esta regla, vamos a tener que editarla un poco…
Administración de una regla de formato condicional
Para editar la regla, seleccionamos cualquiera de las celdas del rango que hemos usado para crearla, volvemos a acceder al botón de formato condicional y clicamos en “Administrar reglas”.
Nos aparecerá una ventana en la que veremos la regla que acabamos de crear.
La seleccionamos y clicamos sobre el botón “Editar regla”.
Aquí vamos a tener que hacer algunos cambios:
1º En la opción “Estilo de icono” seleccionaremos la casilla “Mostrar icono únicamente”.
2º En los desplegables de los iconos que no vamos a usar, escogeremos la opción “No hay icono de celda”.
3º En “Valor”, asignaremos el valor 1 a la primera opción y el valor 0 a la segunda.
Una vez hecho esto, clicamos en “Aceptar” y en “Aceptar” nuevamente.
Ahora solo nos queda centrar el contenido de la celda a través de la opción que se encuentra en ficha “Alineación” de la pestaña “Inicio”.
A partir de ahora, cada vez que pongamos un 1 en cualquier celda de la columna “Estado”, aparecerá el icono que hemos escogido.
Pero esto, lo podemos hacer aún más chulo…
Nuevo formato condicional para las tareas realizadas
Mira qué pasa en mi lista a medida que voy añadiendo números 1…
Como puedes ver, conforme las tareas se van realizando, el texto cambia de color y aparece tachado.
Esto también lo vamos a configurar a través de un formato condicional.
Para ello, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar todas las celdas de la columna “Tareas”.
Con las celdas seleccionadas, accedemos al botón “Formato condicional” y a “Nueva regla”.
En la ventana que nos aparece, tenemos que seleccionar la última opción, la que dice “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
En “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera”, pondremos la fórmula.
Esta fórmula hará que, cuando pongamos un 1 en la celda de la columna “Estado”, cambie el formato de las celdas de la columna “Tareas”.
Para ello escribiremos un igual, seleccionaremos la primera celda de la columna “Estado” e igualaremos a 1 (=$B$9=1).
Ahora debemos modificar un poco la fórmula eliminando el segundo símbolo de $ que aparece por defecto cuando seleccionamos una celda.
Esto lo hacemos porque queremos que la columna se mantenga fija pero que la fila vaya cambiando.
Una vez modificada la fórmula, clicamos sobre el botón “Formato” y escogemos el que nos apetezca (yo he puesto los textos en un color gris medio y tachados).
Recuento del total de tareas a realizar
Encima de la tabla, he puesto unas cuantas celdas extra que nos dan una idea más visual del progreso de nuestro trabajo.
Por un lado, tenemos el recuento de las tareas que hay que realizar.
Como lo que hemos creado inicialmente es una tabla oficial de Excel (a la mía la he llamado “Condicional”), a medida que vayamos añadiendo tareas extra, ese 12 que sale en mi tabla, se irá incrementando.
Ese 12 se calcula a través de la fórmula CONTARA, que hace un recuento de las celdas no vacías de un rango, de la siguiente manera:
=CONTARA(Condicional[Tareas])
Recuento de tareas realizadas
El recuento de las tareas realizadas es tan sencillo como una suma.
Como hemos utilizado un 1 para crear el icono en la columna “Estado”, con sumar todos los valores de esa columna, obtendremos ese resultado.
=SUMA(Condicional[Estado])
Barra de progreso
Crear la barra de progreso es muy sencillo y también lo haremos con formato condicional.
El formato condicional ¡hoy está que se sale!…
Yo le he puesto un poco de diseño para que se adapte al ancho y a los colores de la tabla, haciendo una cosa que no se debería hacer jamás de los jamases, pero que, para este caso me lo he permitido.
Me refiero a combinar celdas.
Otro día ya hablaré de esto, pero quédate con la idea de que nunca deberías combinar celdas.
Hay otro sistema para conseguir el mismo efecto visual que evita los problemas que crea una combinación de celdas, que no son pocos…
Bueno, a lo que iba…
Para que la barra de progreso ocupe el mismo ancho que la tabla, he hecho esa combinación de celdas (que me he permitido solo para este caso) y le he añadido un borde de ancho medio del mismo color que los títulos de la tabla.
En esas celdas combinadas, calculamos el porcentaje de tareas realizadas.
Dividimos el número de tareas realizadas entre el total de tareas, es decir, =C6/C5 y cambiamos el formato de la celda a porcentaje.
Para añadir la barra de progreso, creamos un nuevo formato condicional.
Utilizamos un formato de barra de datos con relleno degradado a través de “Formato condicional”, “Barras de datos” y “Relleno degradado” escogiendo cualquier color.
Cuando hacemos esto, la barra ocupa el 100% de la celda y ese no es el formato que buscamos.
Lo que queremos es que la barra vaya creciendo a medida que vamos completando tareas, por tanto, tendremos que modificar la regla.
Accedemos a la modificación de la misma manera que hemos lo hecho antes, situándonos en la celda combinada, accediendo a “Formato condicional”, “Administrar reglas” y “Editar regla” y ponemos los siguientes ajustes:
Con esto, conseguimos el resultado que buscábamos.
Evidentemente, si prefieres un relleno sólido, que se visualice el porcentaje o cualquier otro formato, eso ya va a gusto del consumidor…
Lo importante es que, para que la barra no ocupe el 100% de la celda, la opción de “Barra más corta” esté al 0% y la de “Barra más larga” esté al 100%.
Crear un checklist en Excel a partir de emojis
El sistema para crear este tipo de checklist también es muy sencillo, pero lo primero que debes saber es cómo se pueden añadir emoticonos en Excel.
Añadir emoticonos en Excel
Esto se hace a través de la combinación de teclas Windows+Punto.
Pero…
Si cada vez que tenemos que añadir un emoji tenemos que ir a buscarlo, la cosa se vuelve poco práctica y algo engorrosa.
Por tanto, para evitar tener que andar a la caza y captura de emoticonos, lo mejor va a ser crear una lista desplegable en cada una de las celdas en las que queramos que nos aparezcan esos emojis.
Así que…
¡Vamos a por ello!
Cómo crear el checklist en Excel con emoticonos
He creado la misma lista de tareas que, como puedes ver en la imagen de abajo, vuelve a ser una tabla oficial de Excel.
Situándonos en la primera casilla en la que queremos que salga el emoticono, vamos a la pestaña “Datos” y al botón “Validación de datos”.
En “Permitir” seleccionamos “Lista” y en “Origen” clicamos la combinación Windows+Punto.
Escogemos el emoji que queremos que salga y aceptamos.
Una vez ya validados los datos para la primera celda, arrastramos esa celda hasta el final de la tabla.
A partir de ahora, solo tendremos que seleccionar el emoticono en cada una de las celdas de su correspondiente lista desplegable.
Formato condicional para tareas realizadas
En caso que queramos, ya podemos crear el mismo formato para que las tareas que vayamos marcando como completadas, aparezcan en un tono más claro y tachadas.
Esto se hace de la misma forma, a través de formato condicional y escogiendo la opción de “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
En este caso, la fórmula ha de contener el emoticono como texto, es decir, que debemos seleccionarlo a través de Windows+Punto y colocarlo entre comillas, =$B9=»✔».
Recuento de tareas realizadas
Para que en la parte superior de la tabla nos vuelva a hacer el recuento de las tareas realizadas y para que vaya creciendo la barra de progreso, solo cambia una cosa.
Como en la columna “Estado” ya no tenemos números, ya no podemos sumar.
Y ¿qué hacemos?
Pues contar las celdas que no están vacías a través de la fórmula CONTARA (a esta segunda tabla, como puedes ver en la imagen, la he llamado Iconos).
Para crear la barra de progreso no tenemos que hacer ningún cambio. Es igual que la anterior.
Crear un checklist en Excel a partir de casillas de formulario
Vamos a por el tercer y último caso.
Este es algo más complejo, pero mucho más profesional.
Estas casillas forman parte de los controles de formulario que tiene Excel en la pestaña “Programador” (o “Desarrollador” en versiones más antiguas de la herramienta).
Ya expliqué en un post anterior cómo activar esta pestaña.
Cómo crear el checklist en Excel a partir de casillas de formulario
Accedemos a la pestaña “Programador” y en la ficha “Controles” clicamos en el desplegable “Insertar”.
Nos aparecerán dos tipos de controles, controles de formulario y controles ActiveX.
Debemos escoger la casilla que corresponde a los controles de formulario (los ActiveX son más complejos y requieren programación).
En el momento en el que hayamos clicado, el puntero del ratón pasará a tener forma de cruz.
“Dibujamos la forma” en la primera celda en la que queremos que aparezca la casilla (te aconsejo que la hagas un poco más grande de la cuenta para que te sea más sencillo el paso siguiente).
Borramos el texto “Casilla 1”, ajustamos el tamaño, centramos la casilla en la celda y, con la casilla ya deseleccionada, arrastramos la celda hasta el final de la tabla para añadir el resto de casillas.
Verás que ya se pueden clicar y que se marcan y desmarcan.
Pero esto, así no sirve para nada.
Ahora tenemos que vincular cada una de las casillas con la celda en la que está situada.
Este es un paso que se tiene que hacer casilla a casilla y es un poco lento, pero el resultado vale la pena…
Seleccionamos las casillas, una a una, y a través del botón secundario escogemos la opción “Formato de control”.
En la ventana emergente, vinculamos cadaa casilla a la celda en la que se encuentra.
Cuando tengas hecho esto podrás ver que, al activar la casilla, a la celda se le asigna el valor “VERDADERO” y al desactivarla se le asigna el valor “FALSO”.
Como que estos textos por debajo de las casillas quedan muy feos, pon el formato de texto en blanco y así no se verán.
Ya tenemos la parte más engorrosa hecha.
Formato condicional para tareas realizadas
Ahora vamos a cambiar el formato a las celdas con las tareas.
Lo haremos de nuevo a través del formato condicional, pero en este caso, la fórmula va a tener que hacer referencia a la validación como VERDADERO o FALSO de esas celdas.
=$B9=VERDADERO
Recuento de tareas realizadas
Para acabar, utilizaremos la fórmula CONTAR.SI para el recuento de las tareas realizadas, esta vez, contando las celdas que contienen el valor VERDADERO (a mi última tabla la he llamado “Controles”).
=CONTAR.SI(Controles[Estado];VERDADERO)
Esta última opción es la que nos muestra un resultado más profesional, sin embargo, si la tabla de tareas ha de ir creciendo, quizás no sea la más práctica ya que cada vez que añadimos una nueva fila a la tabla, deberemos vincular la casilla a su celda correspondiente.
Cualquiera de las tres opciones que te he mostrado en este post es válida para hacer un ckecklist con Exce para el control de tareas.
Si me preguntas cuál escogería yo, te diré que si la tabla de tareas ha de ir creciendo, me quedo con la primera y si ha de mantenerse fija, con la última.
Pero tú, escoge la que más te guste…
