¿Qué son las tablas de Excel?
No te engañes, si tienes una hoja de Excel que contiene datos en filas y columnas, con encabezados, con totales y con «la mar en coche«, no tienes una tabla de Excel, lo que tienes es un montón de datos bien colocados y muy monos.
Tienes lo que se llama un rango o un intervalo de datos.
Una tabla de Excel es otra cosa.
Contenidos
Qué es y qué no es una tabla de Excel
La diferencia entre un rango de datos y una tabla de Excel radica en que en una tabla los datos están relacionados entre sí mientras que en un rango no lo están.
Para ver la diferencia entre lo que significa tener un rango de datos o una tabla, lo vamos a ver con un ejemplo.
¿Qué puede pasar con los cálculos en un rango de datos?
Imagínate que tienes la «supuesta tabla» que pongo a continuación y quieres saber el importe que le corresponde a María.
Con la fórmula SUMAR.SI, escogemos un rango de búsqueda (A2:B9) y un rango de suma (B2:B9) y le pedimos a Excel que sume todos aquellos importes que estén en la columna B que correspondan a el valor María en la columna A (A5. Bueno, podría haber puesto A2 pero no lo he visto…).
Es decir, haremos esto:
Aquí, en principio, todo está bien y Excel hace el cálculo sin problemas.
Pero resulta que María se anima y quiere más.
Añadimos una nueva fila, debajo de José Antonio y ponemos el nuevo importe de María…
Y…
María se cabrea…
¿Por qué?
Porque el total que nos da Excel de lo que le corresponde a María, es el mismo en las dos tablas, y ella sabe que le tocan 1.100€ más.
¿Qué ha pasado?
Fíjate que nuestros rangos (A2:B9 y B2:B9), no han cambiado cuando hemos añadido una fila debajo, y la nueva fila (la 10) ha quedado fuera del cálculo.
Eso ha pasado por lo que te decía antes, que en un rango de datos, las celdas no están relacionadas entre sí.
¿Qué pasa si hacemos lo mismo con una tabla de Excel?
Vamos a ver ahora qué hubiera pasado si nuestro rango de datos hubiera sido una tabla (ya te aviso que voy a hacer trampas para que no notes la diferencia entre una y la otra. Te lo explico más adelante).
Tenemos la misma información inicial, pero ahora esto es una tabla de Excel:
Ahora la fórmula ha cambiado. Allí donde tenía el rango de búsqueda (A2:B9), ahora pone «Total_Maria» y dónde estaba el rango de suma (B2:B9) pone «Total_Maria[Importe]«.
Si añadimos debajo la nueva fila:
Nos ahorramos el cabreo de María.
Guay, ¿no?
Las tablas de Excel nos ahorran trabajo, nos ahorran errores y nos ahorran «pollos».
– Entonces, si tengo una tabla, ¿cómo sé si mi tabla es una tabla o no es una tabla?
¡Vaya pregunta! ¡Cuánta tabla!
La respuesta es muy simple. Tu rango de datos sólo pasará a ser una tabla cuando le digas a Excel que eso es una tabla.
– Vale, fantástico. Esto ya me lo imagino (que no soy tan corto) pero, ¿cómo le digo a Excel que quiero que mi tabla sea una tabla?
¡Venga! ¡Vamos a por ello!
Cómo crear una tabla de Excel
Para crear una tabla de Excel sólo tienes que hacer un clic.
¡Fíjate si es fácil!
Volvamos a como estábamos al principio.
Coloca el cursor en cualquier celda del rango, por ejemplo en A1 (yo lo he puesto en A7 porque me he despistado, pero es igual. Ya había hecho la captura de pantalla y me ha dado palo repetirla), ve a la pestaña «Insertar» y clica en el icono «Tabla»:
Excel, él solito, va a seleccionar las celdas que contienen el mismo tipo de datos.
Fíjate que no ha seleccionado las celdas TOTAL y la suma, porque los datos no son como los anteriores, hay una variación, hay una fórmula, la suma.
Fíjate también en el cuadro de diálogo que nos ha abierto Excel.
Deduce, por la tipología de datos que encuentra, que los datos tienen encabezados (porque en la celda B1 no hay un número, hay un texto) y nos muestra marcada la casilla «La tabla tiene encabezados«.
Bien, si lo que vemos en el cuadro de diálogo es correcto (que en el 99% de los casos lo es), clicamos en Aceptar.
¡Et voilà!
Ya tenemos nuestra tabla de Excel.
Bueno, ahora veo que no ha sido un clic, que han sido 3. Pero no te quejes… ¡que tampoco es para tanto!
Si ahora añadimos la fila con los 1.100€ de María…
María no se nos enfada porque Excel ha añadido la nueva fila a la tabla y ha hecho los cálculos correctamente.
Así que, como puedes ver, las tablas en Excel nos ahorran trabajo (volver a seleccionar los rangos), nos ahorran errores (olvidarse de hacerlo) y nos ahorran «pollos» (el cabreo de María).
Para acabar con esta parte, una cosa más.
Cuando creamos una tabla de Excel y nos situamos dentro de ella, vas a ver que se añade una pestaña a la cinta de opciones de Excel (que es como se llama a esta parte de arriba, donde salen todas las herramientas que tienen los programas de Office).
Bueno, esta imagen no se ve muy bien (la verás un poquitín mejor si la abres en una nueva pestana, pero no demasiado), pero luego haré capturas más detalladas y así lo verás mejor.
En esta nueva pestaña vas a encontrar un montón de cosas que se pueden hacer con las tablas de Excel.
Ahora te explicaré las que más se usan y vas a ver que ¡te van a molar un queso!
Cosas chulas que podemos hacer con las tablas de Excel
Con las tablas de Excel se pueden hacer un montón de cosas, algunas de las cuales te van a facilitar mucho la vida y otras son simplemente pijaditas, pero molan y está bien conocerlas.
No te voy a explicar cada uno de los botones porque no acabaría nunca, pero sí los más importantes.
Para que no te hagas líos iremos de izquierda a derecha, repasando cada una de las fichas de la pestaña «Herramientas de tabla».
Así que… ¡Empecemos!
1ª Ficha: «Propiedades»
En la primera ficha, «Propiedades», de la pestaña «Herramientas de tabla», tenemos las opciones para cambiar el nombre y el tamaño de las tablas.
Vamos a ver cómo hacerlo, para qué y cuándo lo vas a necesitar.
Cambiar en nombre de una tabla
- Cómo hacerlo
Solo tienes que poner el nombre nuevo en la caja de texto y darle al «intro».
- Para qué
¿Te acuerdas que antes, cuando hemos comparado lo que significaba tener los datos en un rango o en una tabla, te decía que los rangos habían cambiado y habían pasado a llamarse «Total_Maria» y «Total_Maria[Importe]«?
Esto ha pasado porque yo le he cambiado el nombre a la tabla.
Si tienes varias tablas en un libro de Excel y quieres operar con ellas, los nombres te van a facilitar mucho la vida.
Viendo la imagen a continuación, entenderás a la primera, la diferencia que te vas a encontrar cuando trabajas con tablas con o sin nombre. No va a hacer falta que te explique más.
- Cuándo hacerlo
De la misma manera que cuando vas creando libros nuevos, Excel los va llamando Libro1, Libro2, Libro3 y cuando vamos añadiendo hojas a un libro, éste las va llamando Hoja1, Hoja2, Hoja3, cuando creamos tablas, Excel las va llamando Tabla1, Tabla2, Tabla3 (y si creamos gráficos los llamará Grafico1, Grafico2, Grafico3).
Evidentemente, harás lo que te dé la gana, pero yo te aconsejo que si vas a trabajar con tablas (o con gráficos), igual que le pones nombres a tus libros y a tus hojas dependiendo de lo que contengan, te acostumbres a ponerles nombres a las tablas (y a los gráficos) con el mismo criterio.
Yo te aconsejaría que lo hicieras siempre, pero sobre todo, cuando vayas a operar con las tablas y tengas más de una tabla con la que operar.
Cambiar su tamaño
- Cómo hacerlo
Clica en el botón correspondiente y selecciona las celdas que debe contener tu tabla.
(Este es un ejemplo un poco «pillado por los pelos«, pero lo he hecho así para provocar el error en la selección de celdas.)
- Para qué
Puessss… Tu mismo…
Para que la tabla tenga lo que tiene que tener, ¿no?
- Cuándo hacerlo
¿Recuerdas que te he dicho que el 99% de las veces, cuando creas una tabla, Excel escoge bien las celdas que tienen que formar parte de la misma?
Bueno, pues cuando te encuentres con ese 1% de veces en las que Excel se equivoca.
2ª Ficha: «Herramientas»
En la ficha «Herramientas» te vas a encontrar con 4 botones, los 4 muy útiles. «Resumir con tabla dinámica», «Quitar duplicados», «Convertir en rango» e «Insertar segmentación de datos».
¡Vamos a por ellos!
Resumir con tabla dinámica
Esta funcionalidad toma los datos de una tabla de Excel y los resume en una tabla dinámica.
Si estás leyendo este post, es posible que esto todavía «te suene un poco a chino», pero voy a intentar explicártelo de la mejor manera que se.
Lo primero que deberías saber es qué es una tabla dinámica.
Una tabla dinámica vendría a ser como una especie de resumen de una tabla de Excel o de un rango de datos.
¿Y esto qué quiere decir?
Pues que si, como en el ejemplo que estoy utilizando, tengo diferentes filas para María, en una tabla dinámica, Excel me las aunaría todas en una sola fila.
Así:
Quitar duplicados
Con este botón, tal y como dice, elimina datos duplicados.
Por ejemplo, imagínate que me he equivocado y he puesto dos veces lo que le corresponde a Juan.
Clicando este botón, Excel buscará los datos que están duplicados y los eliminará.
Fíjate en el cuadro de diálogo. Nos permite seleccionar si buscamos los duplicados en una columna, en la otra o en las dos.
En un caso como este, en el que he duplicado los datos de Juan, he de tener seleccionadas las dos opciones porque así buscará los datos duplicados en todas las celdas de la fila y me eliminará sólo el duplicado de Juan.
Una vez ha eliminado los duplicados, me dice cuántos ha encontrado y ha eliminado y cuántos quedan.
Pero imagínate que me vuelvo a equivocar (¡¡¡Qué desastre soy, madre mía!!!) y desmarco la opción «Importe»:
…
¿Qué ha pasado?
Pues como que solo ha buscado los duplicados en la columna «Nombre», volvemos a tener a María enfadada, porque se ha cargado 3 de sus registros.
Por tanto, a la hora de utilizar esto, hay que fijarse bien en qué es lo que se quiere eliminar, ¿vale?
Seguimos…
Convertir en rango
Esto es muy sencillo.
Tenemos una tabla de Excel y, por el motivo que sea, no queremos que sea una tabla, queremos un rango de datos.
Clicando este botón convertimos nuestra tabla en un rango.
Excel nos pedirá confirmación.
Insertar segmentación de datos
Este es el botón más chulo de esta ficha. De hecho, es un filtro, pero con un formato mucho más visual.
Cuando lo clicamos, nos pregunta qué columna queremos filtrar (he puesto la columna «Nombre» que es la que tiene más sentido en este caso):
Y nos añade un filtro a la hoja de Excel (como puedes ver arriba a la derecha, tiene el icono del filtro, que también podemos utilizar para borrar el filtrado).
Seleccionando cualquiera de las opciones, filtrará la tabla a la que está asociado:
3ª Ficha: «Datos externos de tabla»
En esta ficha te vas a encontrar la mayor parte de los elementos bloqueados.
Sirve en caso de que importes o exportes tablas, para actualizar tablas dinámicas y son elementos que no vas a utilizar demasiado, por tanto, los dejaré para otro día que entre en temas más avanzados.
4ª Ficha: «Opciones de estilo de tabla»
Como puedes ver en esta ficha tienes 7 opciones, todas ellas muy simples.
No pongo capturas de pantalla porque no creo que valga la pena.
Si tienes una tabla de Excel y vas seleccionando y deseleccionando cada una de las opciones, vas a ver en seguida lo que hace cada una. Aun así, te las explico:
1. Fila de encabezado: Muestra o esconde los encabezados de la tabla.
2. Fila de totales: Muestra o esconde la suma total de las columnas con datos numéricos.
3. Filas con bandas: Añade o borra el color de fondo de las celdas en filas alternativas.
4. Primera columna: Pone los datos de la primera columna en negrita o los deja en formato de texto normal.
5. Última columna: Pone los datos de la última columna en negrita o los deja en formato de texto normal.
6. Columnas con bandas: Añade o borra el color de fondo de las celdas en columnas alternativas.
7. Botón de filtro: Muestra o esconde el botón de filtrado en las columnas de la tabla.
4ª Ficha: «Estilos de tabla»
Te voy a explicar por qué hace un rato te he dicho que hacía trampas.
Cuando creamos una tabla de Excel, por defecto, nos la muestra con este formato, en azul y blanco, con el encabezado resaltado y con filtros:
Pero tienes la posibilidad de cambiar este formato.
Puedes hacer la trampa que he hecho yo antes, borrando el formato (con lo que Excel respeta el formato que tenías en tu rango de datos antes de convertirlo en tabla) o puedes escoger entre unos cuantos formatos prediseñados que tiene Excel.
Para mi gusto, se podrían mejorar, pero bueno… hay algunos aprovechables…
En la imagen a continuación puedes ver desde dónde puedes escoger el formato y las opciones que Excel tiene prediseñadas.
Como puedes ver, además de borrar los formatos, también tienes la opción de crear formatos personalizados a tu gusto.
Y hasta aquí todo lo que te quería explicar de las tablas de Excel.
Espero que te haya sido útil y si quieres que explique mejor alguna cosa que no ha quedado suficientemente clara o que se me haya quedado en el tintero y no me he dado cuenta, me lo dices.
Bueno, pues con esto y un bizcocho, ya son las ocho (y media), y me voy a cenar.
