Deja de perder tantísimo tiempo haciendo fórmulas infinitas en Excel y empieza a optimizar tus métricas con tan solo un par de clics.
No te voy a vender formación, ni pretendo que aprendas a hacer nada, más allá de usar el ratón.
(¡Vaya! Sin haberlo preparado, me ha salido un pareado.)
Para que me entiendas.
Todos sabemos que Excel es la herramienta más potente e infrautilizada de Office.
Muchas personas utilizan el Excel como si fuera la lista de la compra.
No los juzgo.
Yo también empecé así …
Pero yo siempre digo que con Excel se puede hacer magia de la buena. Y no lo digo por decir…
HABLEMOS DE CLARIDAD
Supongamos que tienes un negocio.
Tu negocio será como un hijo, tendrás que cuidarlo, alimentarlo correctamente, preocuparte de que crezca y de que se mantenga siempre fuerte y sano.
Y, a veces, será difícil saber si las decisiones que quieres tomar serán las correctas, si no tienes claros todos los datos.
Si a tu hijo le duele la barriga, ¿le haces una sopa de arroz o le das un kiwi?
Pues depende …
Antes tendrás que saber por qué le duele, ¿verdad?
Hacer una nueva campaña, lanzar un nuevo producto, crear un nuevo servicio …
Las decisiones que tomamos en los negocios tienen que estar basadas en la realidad del momento, si no es así, todo puede tambalearse y podemos poner en riesgo eso que tanto nos ha costado.
Eso que hemos levantado con tanto esfuerzo.
Para ello necesitamos tener todas las métricas claras y bien alineadas.
Cualquier nueva estrategia, cualquier nuevo enfoque, cualquier nueva decisión, tiene que tener una base sólida.
Utilizamos herramientas que nos ayudan, pero ¿nos sirven para tener la «foto completa» del aquí y del ahora?
- Sabemos cuánta gente recibe nuestros correos ...
- Sabemos cuánta gente los abre ...
- Sabemos cuánta gente nos compra ...
- Sabemos qué producto o servicio se vende más ...
- Sabemos cuánto hemos ingresado en el último mes, o en el último año ...
- Sabemos cómo ha funcionado la última campaña publicitaria ...
- Sabemos ...
- Sabemos ...
Pero eso son sólo datos sueltos …
La claridad que necesitamos la obtenemos teniendo un cuadro de mandos que unifique, compare y analice todos esos datos.
Y eso, también lo sabemos.
Lo que quizá no sepamos es que se puede conseguir sin apenas trabajo.
HABLEMOS DE INFORMACIÓN
Según la Wikipedia (fuente de sabiduría popular donde las haya):
«Francis Bacon, primer barón de Verulamium, primer vizconde de Saint Albans y canciller de Inglaterra (Strand, Londres, 22 de enero de 1561 – Highgate, Middlesex, 9 de abril de 1626) fue un célebre filósofo, político, abogado y escritor inglés, padre del empirismo filosófico y científico.»
Este señor es el autor de la famosa frase «Knowledge is power itself», dicho de otra manera «La información es poder»
Y no le faltaba razón al hombre …
Pero hoy en día, para que la información sea útil para un negocio, y sobre todo práctica, la tenemos que tener a golpe de clic.
Y no hay datos sin importancia.
Y tampoco puede ser que malgastemos horas y horas de nuestro tiempo para obtener esa información que necesitamos, porque ese no es nuestro principal cometido …
- Saber cuánto tiempo tenemos disponible para ese nuevo proyecto ...
- Saber cuánto tardamos en hacer algo ...
- Saber cómo de fiel es nuestra audiencia ...
- Conocer sus necesidades para ofrecerles lo que esperan de nosotros ...
- Saber si es más interesante invertir en (...) este mes, o si el mes que viene históricamente es más rentable ...
- Saber cuánto vamos a pagar de ...
- Saber ...
- Saber ...
Y ahí está Excel.
Una herramienta universal con la que vamos a conseguir tener toda la información de un vistazo.
¿Tienes una idea de la inmensa capacidad que te ofrece la programación y los cuadros de mando de Excel?
Podemos tener todo el control sobre nuestro tiempo, nuestra disponibilidad, nuestros ingresos, nuestros gastos, nuestras inversiones, nuestros beneficios, nuestros …
Todo cuanto queremos controlar con apenas un par de clics.
HABLEMOS DE EFICIENCIA
- Listado de facturas
- Informes de gastos
- Informes de productos/servicios vendidos
- Informes de la herramienta de email marketing
- Informes de las campañas publicitarias
- Informes de la pasarela de pago
- Informes de ...
- Informes de ...
- Listado de clientes
- Listado de productos
- Listado de precios
- Listado de ...
- Listado de ...
Un sinfín de documentos que no se comunican entre sí y a los que, quizás, no les estémos sacando suficiente provecho …
En definitiva, «un pifostio de narices».
Entre tú y yo, dime la verdad …
¿Estás volviendo loco a tu gestor porque es incapaz de tener claro lo que has hecho este trimestre?
¿Tienes tú mismo control sobre cuándo debes entregar un trabajo, cuándo lo vas a cobrar y cuánto vas a cobrar cada mes?
Venga, seguimos …
¿Estás constantemente realizando los mismos pasos para conseguir el resultado que quieres?
«Copiar, pegar, cambiar ancho columna, eliminar filas superiores, cambiar formato celdas, bla, bla, bla…»
¿Y si lo pudieras hacer con apenas un par de clics?
Otra cosa más …
¿Cómo preparas tus presupuestos? ¿y tus facturas?
¿Con Word, con Excel y a mano?
Mmmm …
¿Y si pudieras rellenar automáticamente los campos que varían de uno a otro?
No te quiero deprimir, pero… ¿Cuántas horas dedicas a estas tareas, impidiéndote invertirlas en aquello a lo que te dedicas realmente?
Tener unos libros de Excel bien optimizados, ahorra muchas, muchas, pero que muchísimas horas de trabajo y, por si fuera poco, ofrece la seguridad de que no se «cuelan cosas» por el camino.
HABLEMOS DE SEGURIDAD
- ¿Estás realmente seguro de que los cálculos que se están haciendo con esas fórmulas infinitas te están devolviendo los datos correctos?
Te diré una cosa, cuando aún no dominaba Excel, en una ocasión llegué a hacer una fórmula que ocupaba más de 10 líneas de la barra de fórmulas.
¡¡¡Más de 10 líneas!!! ¡¡No te haces la idea del trabajo que me costó!!
Y, al final…
¿Funcionaba?
Sí
¿Era segura?
Absoluta y definitivamente, no.
A la mínima que se tenía que modificar alguno de los libros o las hojas enlazadas… #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¿NOMBRE?
¿Y entonces…?
Vueeeelta a repasar la fórmula infinita, vueeeelta a buscar el error y vueeeelta a corregirlo…
Te suena, ¿no?
- ¿Y qué pasa si por el camino se te ha pasado enlazar a un dato determinado? A mí me ha pasado ... ¿Qué pasa si tienes la información en diferentes hojas y te has olvidado de contemplar alguna de ellas? También me ha pasado ...
No hace falta que te lo diga, un único dato mal enlazado, da al traste con toda la información.
Y si es acumulativa…
Ahí, ya ni te cuento…
- ¿Y si los datos están en diferentes archivos? ¿Te ves obligado a copiar y pegar tablas de un archivo a otro? ¿Y si se te cuela una fila?
A ver, entendámonos…
Todo esto de lo que te hablo, me ha pasado. No me estoy inventando «supuestos» …
El sistema de copiar y pegar tablas no está mal, pero no es ni lo más eficiente ni lo más seguro.
Lo suyo es hacer una importación automatizada.
Ahí tienes tres ventajas (que se me ocurren ahora mismo y sin darle muchas vueltas):
1ª Es automática. No tardas ni un segundo en hacerlo. Te ahorras eliminar filas y/o columnas que no usas, adaptarlas, etc…
2ª Te aseguras de que no se escapa absolutamente nada.
3ª No importan los formatos de las celdas. Es igual si es una fecha, un número decimal, uno entero, una moneda o un campo de texto. Al programarlo, le dices a Excel de qué tipo de dato se trata, y él solito lo adapta al documento maestro cada vez que importa ese informe.
- ¿Recibes informes en formato csv, en texto plano, en...? ¿Y en Access? ¿Y luego tienes que traspasar los datos manualmente?
Si no te digo que no lo puedas hacer así.
De lo que te hablo es de la cantidad de tiempo que te lleva repetirlo una y otra vez.
De lo que te hablo es de estar tranquilo porque sabes que se ha hecho de forma automática y sin errores.
De lo que te hablo es de evitar hacer fórmulas infinitas que pueden contener omisiones o errores y que se pueden romper en cualquier momento.
De lo que te hablo es de meter en una carpeta esos informes en bruto, tal cual los recibes, y que Excel haga él solito todo el trabajo.
De lo que te hablo es de tener un sistema propio, un programa a tu medida.
HABLEMOS DE EXCEl
Venga, vamos a la parte que más te aburre (o eso me imagino) …
Seguramente has oído hablar de que Excel tiene cosas como «tablas dinámicas», «gráficos dinámicos», «macros», «formularios» y algunas cosas más con nombres rarísimos, que suenan a klingon, y quizás pienses «esto no es para mí».
Y si lo piensas, quizás sea porque no te interese lo más mínimo (lo comprendo) y no te hayas parado a investigar de qué va todo este rollo.
Pero no creo que te descubra nada nuevo si te digo que Excel tiene todas las gracias.
- Es potentísimo.
- Es practiquísimo.
- Es tremendamente adaptable.
- Es seguro y ...
- es chulísimo (eso lo digo por mí ;b)
Y lo mejor del caso, es que cuando programamos Excel como dios manda, prácticamente no tenemos que aprender a usarlo porque …
- ¿Sabes clicar un botón, verdad?
- ¿Sabes escoger una opción de un desplegable, no?
- ¿Sabes filtrar datos, a que sí?
- ¿A que sabes mover documentos de una carpeta a otra?
La mayoría de las cosas que tienes que hacer, cuando tienes tus libros optimizados, no son más complicadas que esto …
Cuando utilizamos las herramientas que Excel nos ofrece, se nos abre un mundo de posibilidades inconmensurable.
Yo, ahora, las uso.
Y usaré lo que necesites para que tú consigas tus objetivos.
No vas a tener que aprender prácticamente nada que ya no sepas hacer. Una vez implementadas, trabajar con ellas será «toma pan y moja«.
Si necesitas sólo una, usaré una.
Si necesitas tres, tres…
Ahora dime…
- Hasta qué punto es importante para ti tener claridad en tu negocio.
- Cuánto te importa tener la seguridad de que tus métricas están bien alineadas.
- Cómo de importante es la eficiencia.
- Qué valor le das al tiempo que dedicas a estas tares.
- ¿Y a tener a mano toda la información que necesitas a golpe de clic?
