¿Te ha pasado alguna vez que encuentras una información que necesitas en un documento en pdf y no sabes cómo pasarla a Excel?
Porque, claro… A veces se puede copiar y pegar, pero…
… el resultado que obtenemos, puede llegar a ser un auténtico desastre…
… todos los datos en la misma columna, columnas que no se separan correctamente y cosas extrañas de lo más variopintas…
Pero es que, a veces, ni siquiera podemos seleccionar los datos…
Entonces ¿Qué hacemos?
Bueno, pues para variar… Excel tiene una magnífica solución que evita todos estos problemas.
Hoy, me pongo manos a la obra, para enseñarte a hacerlo de la forma más pro y sin herramientas externas.
Contenidos
Empezamos en la pestaña «Datos de Excel»
Cuando nos situamos en la pestaña «Datos» de Excel, a la izquierda de todo, tenemos unos comandos que no solemos utilizar.
De hecho, no los usamos porque, en la mayoría de los casos, nos suenan a klingon, a cosas muy raras y complicadas, y pasamos de ellos.
Pero hoy vamos a ver que, con ellos, podemos importar los datos de un pdf a Excel.
Si clicamos en el botón «Obtener datos» y del desplegable escogemos la opción «De un archivo», podemos ver que tenemos la opción «De PDF».
Con ella, vamos a poder importar lo que tengamos en nuestro archivo pdf sin que se nos estropeen las tablas.
Una vez hayamos clicado en esta opción, nos aparecerá la clásica ventana para escoger el archivo.
Lo seleccionamos y clicamos en «Importar»
En versiones antiguas de Excel, es posible que no encontremos esta opción, en ese caso, lo que deberemos hacer es indicarle que vamos a importar los datos de un archivo de texto o CSV.
La única diferencia va a ser que, al buscar el archivo en nuestro ordenador, tendremos que seleccionar la opción «Todos los archivos» para poder encontrarlo.
Importar los datos de un archivo pdf
Antes de empezar, doy por supuesto que los datos que queremos importar están en una tabla, porque de no ser así ¿qué sentido tendría exportarlos a Excel?
Si se trata de texto, lo más lógico sería exportarlo a Word, ¿no?
Dicho esto, vamos a ver los pasos a seguir.
Cuando cliquemos en el botón importar, nos aparecerá una ventana llamada “Navegador”, a la que no estamos habituados.
Opciones de la ventana Navegador
Dependiendo de cómo sea el archivo, de cuántas hojas tenga, de cuántas tablas contenga, etc., lo que vamos a ver va a ser de una u otra forma.
Seleccionar varios elementos
En la parte superior de esta ventana, tenemos una casilla que nos permite seleccionar más de un elemento.
Esta opción la debemos escoger en caso que necesitemos importar más de una tabla.
Por norma general, las tablas se importan de una en una y, si seleccionamos más de una, cada una de ellas se va a cargar en una tabla distinta y en hojas separadas.
Carpeta
Tendremos siempre una carpeta que tiene el nombre de nuestro archivo pdf y que se corresponde con el archivo completo.
Dentro de ella se van a encontrar todas las hojas y tablas que tenga nuestro archivo pdf.
Hojas y tablas
Al margen que nosotros les tengamos puestos nombres a nuestras hojas y nuestras tablas, el navegador siempre nos lo va a mostrar con el nombre que por defecto Excel tiene para estos elementos.
Si seleccionamos una hoja, en el panel de la derecha nos va a mostrar el contenido de la misma, pero no se suele utilizar esta opción porque, como hemos dicho antes, lo que pretendemos es importar los datos de las tablas.
De la misma forma, si seleccionamos una tabla, veremos su contenido en el panel de la izquierda.
Carga de una tabla de un archivo pdf a Excel
En la parte inferior de la ventana “Navegador” nos vamos a encontrar con las opciones que tenemos para cargar nuestro archivo pdf en Excel.
Cargar
Si clicamos directamente sobre la opción «Cargar», el contenido que hayamos escogido se va a importar directamente en una o más tablas de Excel.
Cargar en
Si seleccionamos la opción «Cargar en» aparecerá la ventana «Importar datos» en la que vamos a poder escoger diversas opciones:
Tabla
Con esta opción, obtenemos el mismo resultado que con la opción «Cargar», es decir, cargamos la tabla directamente a una tabla oficial de Excel.
Informe de tabla dinámica
Las tablas dinámicas son la mejor opción si lo que pretendemos es hacer un análisis del contenido de las tablas.
Al hacerlo, nos aparecerá a la derecha de la hoja de Excel una serie de campos que podemos ubicar en filas, columnas y filtros y que realizará diferentes cálculos si colocamos los campos en el área de valores.
Con ellas vamos a obtener un resumen de los datos que vamos a poder visualizar a nuestro gusto, pero dependiendo de cómo esté configurada la tabla en el archivo pdf, el resultado que vamos a obtener será mejor o peor.
(Más adelante escribiré un post sobre las tablas dinámicas para que puedas ver la potencia que tienen).
Gráfico dinámico
El gráfico dinámico está directamente relacionado con la tabla dinámica, es decir, no podemos crear un gráfico dinámico sin una tabla dinámica.
Si escogemos esta opción Excel nos insertará dos zonas, la que corresponde a la tabla dinámica y la que corresponde al gráfico.
A medida que vayamos rellenando los campos para la tabla dinámica, se irá formando el gráfico correspondiente.
Crear únicamente conexión
Al seleccionar que se cree una conexión, no vamos a ver que se cargue ninguna tabla en nuestro libro de Excel.
Lo que hace Exel en este caso, es generar una conexión permanente entre el documento en pdf y el libro de Excel.
A pesar de que ésta suele ser la opción que viene marcada por defecto, cuando lo que estamos haciendo es importar datos de un archivo pdf, no suele ser la mejor opción ya que, en principio, nuestro archivo pdf no va a sufrir cambios y no necesitaremos actualizar los datos.
Cuando escogemos esta opción, a la derecha de la hoja de Excel, aparece una zona en la que podemos ver que se ha generado esa conexión.
Si necesitamos importar la tabla, tendremos que clicar con el botón secundario sobre la opción “Cargar en”, lo que nos devolverá a la misma ventana de importación de datos.
Como puedes ver, cargar una tabla de un documento en pdf a Excel, a través de esta opción, no tiene demasiado sentido.
¿Dónde desea situar los datos?
Por defecto, Excel carga las tablas en hojas nuevas de Excel, si queremos que se carguen en cualquier otra ubicación, deberemos escoger la opción «Hoja de cálculo existente» y escoger la celda a partir de la que se va a cargar la tabla.
Agregar estos datos al Modelo de datos
Esta opción es para casos un poco más avanzados y no se necesita cuando lo que queremos es pasar un archivo pdf a Excel, por tanto, de momento vamos a pasar de ella.
Transformar datos
Si alguno de los datos que tenemos en la tabla de archivo pdf necesita ser transformado, podemos acceder al editor de Power Query a través de la opción “Transformar datos”.
El editor Power Query de Excel es una herramienta muy potente con la que se pueden hacer transformaciones muy complejas, pero para que te hagas una idea de una parte de lo que se puede llegar a hacer, puedes ver el post en el que profundizo un poco más en ella.
Y con esto y un bizcocho…
Hasta el próximo día, que no sé si será a las ocho…
