Es curioso lo que pasa con las fórmulas BUSCARV, BUSCARH y BUSCARX de Excel.
Son muy prácticas…
Son bastante conocidas…
… pero hay un montón de gente que no las sabe utilizar, se lían y se están perdiendo algo potentísimo.
Te voy a decir una cosa…
Si eres de los que toquetea Excel “más o menos”, la ayuda que te ofrece Microsoft no siempre te acaba de aclarar mucho la cosa (yo, al principio, no entendía un pito)…
… por tanto, voy a meter hilo a la aguja, y a intentar explicarlo “para todos los públicos”.
Contenidos
Cuando he empezado a escribir este post, tenía la intención de hablar de las tres funciones.
Después de escribir todo lo concerniente a BUSCARV y BUSCARH, he visto que sería demasiado largo porque BUSCARX por si solito ya tiene mucha tela, por tanto, he decidido dividirlo en dos.
En este primero te hablaré de BUSCARV y BUSCARH y en el próximo ya entraré a fondo en BUSCARX.
Qué son las funciones BUSCARV, BUSCARH y BUSCARX de Excel
BUSCARV, BUSCARH y BUSCARX pertenecen a la familia de las funciones de búsqueda y referencia.
Eso quiere decir que son funciones que se usan para encontrar valores en un libro de Excel, dentro de un rango de datos.
Aunque, en principio, parecen complicadas, vamos a ver que no lo son tanto.
BUSCARV
Antes de empezar, una cosa importante, la fórmula BUSCARV sólo busca los datos de izquierda a derecha, eso quiere decir que no podemos tener el dato que queremos obtener más a la izquierda que el dato que usamos para buscar.
No hagamos cosas raras… porque no va a funcionar.
Vamos a empezar poco a poco, explicando qué significa BUSCARV, para qué sirve y cuáles son sus argumentos.
Lo haremos con ejemplos, que yo creo que es como se entienden mejor las cosas.
Qué significa y para qué sirve BUSCARV
BUSCARV significa “buscar en vertical”, es decir, busca un dato que hay en una columna y nos devuelve el valor que está en la fila que le indicamos, pero en otra columna.
Me explico.
Vamos a imaginar que tenemos una tabla como esta (son datos ficticios, obviously) y necesitamos encontrar el número de teléfono de un cliente determinado.
Por ejemplo, el de Miguel Perea Ramos, que es el cliente número 8.
Esta fórmula solo busca los datos que hay en la primera columna de un rango de datos o una tabla, es decir, sólo podríamos buscar los números 1, 2, 3, 4 …
Luego veremos que esto no es necesariamente así, pero, en principio, quédate con esta idea.
Argumentos de la fórmula BUSCARV
La fórmula BUSCARV tiene 4 argumentos:
=BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas; [rango])
Vamos a ver, uno a uno, cada uno de ellos:
valor_buscado
El valor buscado está claro.
Si antes hemos dicho que BUSCARV siempre busca los valores en la primera columna, en un ejemplo como éste, el valor buscado siempre será una cifra comprendida entre el 1 y el 15.
En nuestro ejemplo, le diríamos que busque el 8.
matriz_tabla
La matriz_tabla es el rango o tabla que contiene todos los datos.
En este caso, los datos están ubicados entre las celdas A1 y D16, por tanto, la matriz_tabla para este ejemplo sería A1:D16.
indicador_columnas
En el argumento indicador_columnas, le tenemos que decir a Excel en qué columna se encuentra el dato que estamos buscando.
Para la fórmula BUSCARV, tenemos que pensar que Excel quiere el número de la columna, es decir, como estamos buscando el teléfono y éste está en la columna D que es la 4ª columna, el valor que debemos indicar para este argumento es el 4.
[rango]
Los argumentos que van ente corchetes, son argumentos opcionales, eso quiere decir que podemos ponerlos o no ponerlos.
En el caso del argumento [rango], le decimos a Excel qué tipo de coincidencia debe buscar.
Tiene dos únicas posibilidades: VERDADERO que significa que la coincidencia es aproximada o FALSO que es coincidencia exacta.
Si no ponemos nada en ese argumento, Excel dará por supuesta la coincidencia exacta, es decir, el valor FALSO.
Vamos a seguir con el ejemplo, utilizando el argumento, a ver si lo puedo explicar bien.
Seguimos buscando el valor 8.
Nosotros tenemos la certeza de que ese valor está en la primera columna, por tanto, como queremos que nos devuelva exactamente lo que pone en la columna 4, pondremos que queremos una coincidencia exacta, es decir, vamos a poner FALSO.
Ahora supongamos que en lugar de buscar el 8, buscamos el 18, que no se encuentra en la tabla.
Si ponemos FALSO, coincidencia exacta, nos va a devolver un error #N/D o porque ese valor no está disponible en la columna A.
Sin embargo, si ponemos coincidencia aproximada, VERDADERO, Excel buscará el valor que más se parezca al 18 y nos devolverá el número de teléfono que corresponde a ese valor aproximado.
Para este caso, nos devolverá el número de teléfono del número 15, que es el valor más cercano al 18 que Excel ha podido encontrar.
Este tipo de coincidencia es práctica cuando, por ejemplo, buscamos textos y no conocemos con exactitud el texto escrito.
Cómo quedaría la fórmula para este ejemplo
Para buscar el número de teléfono del cliente 8, nuestra fórmula debería ser:
valor_buscado, 8
matriz_tabla: A1:D16
indicador_columnas: 4
[rango]: FALSO
Por tanto, la fórmula sería:
=BUSCARV(8;A1:D16;4;FALSO)
Truquitos de BUSCARV
Ahora te voy a enseñar algún truquillo para la fórmula BUSCARV
Buscar en una columna que no sea la primera de la tabla de datos
Como te he comentado antes, BUSCARV solo busca en la primera columna de una tabla, pero si modificamos los argumentos matriz_tabla e indicador_columnas, podemos conseguir que busque datos que no estén en esa primera columna.
Si, por ejemplo, queremos buscar a nuestro cliente por su nombre en lugar de por el número de cliente, haríamos lo siguiente (recuerda que los textos han de ir entre comillas):
=BUSCARV(“Miguel Perea Ramos”;B1:D16;3;FALSO)
Con esto, le decimos a Excel que el rango de datos no empieza en la columna A, sino que empieza en la columna B.
Por tanto, para Excel, la columna B es la primera columna, al margen de todo lo que haya a su izquierda.
Evidentemente, también tendremos que cambiar el indicador_columnas, porque para este nuevo rango de datos, la columna que contiene el teléfono, ya no es la cuarta, sino que es la tercera.
Utilizar BUSCARV junto con listas desplegables
Como has podido ver, la fórmula BUSCARV es muy práctica (y bastante más sencilla de lo que parece en principio), pero para un caso como este, buscar el teléfono de cualquiera de las dos formas que te he explicado, es un poco rollo.
Por tanto, podemos hacerlo de una forma mucho más práctica aprovechándonos de las listas desplegables.
Para ello, lo que tenemos que hacer es crear una lista desplegable en una celda (puedes ver cómo hacerlo en este post) y en otra celda la fórmula BUSCARV haciendo referencia a la celda que contiene la lista.
Para este ejemplo, la fórmula que he puesto en la celda G2, es la siguente:
=BUSCARV(F2;B1:D16;3;FALSO)
Usar fórmulas de Excel sin escribirlas
Este es un truquillo que sirve para cualquier fórmula de Excel, pero es tan práctico, que te lo quería explicar.
Si quieres ahorrar tiempo a la hora de escribir fórmulas con Excel, puedes hacerlo a través de la pestaña Fórmulas.
En ella las tenemos todas ordenadas por tipologías en el grupo “Biblioteca de funciones”.
Si sabes a qué tipología pertenece la formula que buscas (generalmente es bastante obvio), clicas en el tipo de función, te aparecerá un listado por orden alfabético de todas las que hay y escogiendo la que quieres, tendrás a tu disposición su cuadro de diálogo automáticamente.
BUSCARH
De la misma manera que hemos hecho con BUSCARV, vamos por partes con la fórmula BUSCARH.
Qué significa y para qué sirve BUSCARH
Como ya te puedes imaginar, si BUSCARV significa “buscar en vertical”, BUSCARH significa “buscar en horizontal”.
Es decir, busca un dato que hay en la fila superior de un rango de datos y nos devuelve el valor que está en esa columna, pero en otra fila.
Por ejemplo, ahora imaginemos que queremos saber las ventas en un año determinado de una marca de coches y tenemos una tabla como esta:
Con BUSCARH podemos buscar cuántos coches se vendieron en 2021 de la marca Ford.
Igual que BUSCARV lo hace con las columnas, BUSCARH solo busca los datos que hay en la primera fila, es decir, en este ejemplo, sólo podremos buscar los años.
También de la misma manera, podremos modificar los atributos matriz_tabla e indicador_filas si lo necesitamos (que para esta tabla no tendría sentido).
Argumentos de la fórmula BUSCARH
Los atributos de BUSCARH son los siguientes:
=BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
Como puedes ver, las dos fórmulas son muy similares.
valor_buscado
Evidentemente, estamos en las mismas.
Si hemos dicho que busca valores en la primera fila, en este caso, el valor buscado será uno de los 3 años que tenemos en esta tabla.
matriz_buscar_en
Esto es curioso…
Ahora mismo no te sabría decir por qué motivo no se llama matriz_tabla, igual que en BUSCARV, ni si en todas las versiones de Excel se llama de la misma manera, pero, en cualquier caso, es el mismo concepto. El rango o la tabla que contiene todos los datos.
En este ejemplo, el rango comprendido entre las celdas A1 y D10.
indicador_filas
En el argumento indicador_filas, le tenemos que decir a Excel en qué fila se encuentra el dato que queremos obtener.
Si la tabla empieza en la fila 1, como las filas en Excel ya están numeradas, solo tendremos que mirar en qué fila está el dato que buscamos y listos.
En caso de que la tabla no empiece en la primera fila, lógicamente, tendremos que contar en qué fila está.
Como hemos dicho que buscábamos las ventas de la marca Ford, en nuestro caso, sería la fila 5.
[ordenado]
Este argumento es exactamente igual que el argumento [rango] en BUSCARV.
Como va entre corchetes, recuerda que es opcional.
Si queremos coincidencia exacta deberemos escoger la opción FALSO y si es aproximada, la opción VERDADERO.
Cómo quedaría la fórmula para este ejemplo
Por tanto, para buscar las ventas de 2021 de coches de la marca Ford, la fórmula debería ser:
=BUSCARH(2021;A1:D10;5;FALSO)
Truquitos de BUSCARH
Los mismos truquitos que te he enseñado para la fórmula BUSCARV, son válidos para la fórmula BUSCARH.
Como has podido ver, las dos fórmulas son muy similares, por tanto, lo que puedes hacer con una, también lo puedes hacer con la otra.
En el ejemplo que he usado, no tendría demasiado sentido escoger una matriz de búsqueda diferente, pero si, por ejemplo, tuviéramos algo así, si podemos modificarla:
Bueno, y con esto, hemos acabado con las dos primeras fórmulas.
Espero que lo que te he explicado te sirva para que, a partir de ahora, no te vuelvas a pelear nunca más con BUSCARV y BUSCARH.
Y el próximo día…
Le meteremos caña a BUSCARX, la fórmula más potente de la familia de las funciones de búsqueda y referencia que tiene Excel.
¡Hasta pronto!
