Todas las semanas o todos los meses el mismo rollo…
Necesitas compartir ese informe y claro, los datos van cambiando y te toca copiar y pegar esa tabla en ese maldito documento de Power Point, o de Word, o que tienes que enviar por correo…
Además, según cómo, se te van a tomar viento todos esos formatos tan chulos que habías creado…
Y si cambias el tamaño…
¡¡¡Desastre!!!
…
¡No desesperes!
Nuestro súper Excel, una vez más, nos ofrece una solución, y en este caso, mucho mejor de lo que probablemente te imaginas…
Contenidos
¿¿Una herramienta de cámara en Excel??
Excel tiene una herramienta que es una cámara que, además de capturar la selección de celdas que escojamos, hace fotos dinámicas.
– ¿¿Ehhhh??
– Sí, sí… Lo que oyes (bueno, lo que lees) fotos dinámicas.
– Pero… ¿y eso qué quiere decir?
– Paciencia… Ahora te lo explico y ¡fliparás!
Pero, como siempre, yo soy más de poner ejemplos que explicaciones. Me parece que se entiende mejor.
Así que… ¡Vamos a por ello!
Cómo activar la cámara de Excel
Lo primero que tenemos que hacer es activar esa cámara, que por defecto no lo está.
No quiero meter la pata, pero creo que la cámara de Excel está disponible a partir de la versión 2016.
Si tienes una versión anterior, lo que viene a continuación no lo podrás hacer, pero tal vez te sirva de incentivo para actualizar tu versión, que ya viene estando un poco “demodé”.
Para activarla, nos tenemos que dirigir las “Opciones” de Excel. Las encontrarás clicando sobre la pestaña “Archivo” y abajo de todo.
Para que te sea más sencillo, te aconsejo que la añadas a la barra de herramientas de acceso rápido.
En la imagen de abajo puedes ver el paso a paso que deberías hacer:
- Seleccionar la «Barra de herramientas de acceso rápido»
- En la opción “Comandos disponibles en:” seleccionas “Todos los comandos”
- Haciendo scroll sobre los comandos, buscas y seleccionas la cámara
- Clicas en “Agregar”, «Aceptar» y… ¡listo!
Ahora que ya tenemos activada la cámara de Excel, veamos primero los problemas que nos encontramos cuando copiamos una selección de celdas y la pegamos en otros documentos que no son Excel.
Unos problemas a los que Excel ha puesto solución gracias a esta herramienta que es más potente de lo que en principio puede parecer.
Después, veremos cómo funciona la cámara de Excel y verás que le coges el gustillo a usarla…
Problemas con las capturas de Excel en otros documentos
Imagina que tenemos un rango de datos, una tabla, una tabla dinámica o cualquier conjunto de celdas que necesitamos copiar y pegar, por ejemplo, en una presentación de Power Point:
Solemos actuar de dos maneras:
1ª O bien seleccionamos todo el rango de celdas y lo pegamos directamente, con lo que perdemos el formato tan chulo que le habíamos aplicado a nuestra tabla en origen:
Y lo que es peor, si en la presentación necesitamos ajustar el tamaño, lo único que crecerá será el tamaño de las celdas, pero no el tamaño de la fuente, con lo que perderemos totalmente la estructura inicial de nuestra tabla.
2ª O bien hacemos una captura con la herramienta de recortes y la pegamos.
Con lo que tenemos que ser extremadamente cuidadosos a la hora de hacer la selección, para evitar capturar pedacitos de las celdas adyacentes que no queremos que se vean, porque queda muy cutre.
Para arreglarlo, podemos recortar la imagen e intentar ajustarla al máximo, pero no nos engañemos, es un curro que puede llegar a ponernos de los nervios…
Y para colmo, si por cualquier motivo, alguno de esos datos ha cambiado mientras estabas preparando ese documento…
Vueeeelta a copiar y vueeeelta a pegar y vueeeelta a ajustar y vueeeelta a recortar ….
¡¡¡Buah!!! ¡¡¡Qué rollo!!!
Pero… ya lo sabemos ¿no?
Excel está ahí para ayudarnos… 😉
Y, como siempre… ¡lo hace de maravilla!
Fotos dinámicas con la cámara de Excel
Como he dicho antes, las fotos que realizamos con la cámara de Excel son dinámicas.
¿Y esto qué quiere decir?
Pues que se crea un vínculo entre las celdas copiadas y la foto.
Es decir, que cuando hacemos una foto con la cámara de Excel y se cambia un dato en las celdas de origen, también se cambiará en la imagen que hemos capturado.
Para que este vínculo se mantenga cuando trasladamos la foto a otro tipo de documento, hay que seguir unos pasos.
Pero vamos poco a poco…
Cómo hacer fotos con la cámara de Excel
Una vez tenemos activado la herramienta de cámara en nuestro Excel, tenemos que hacer una selección de las celdas que queremos copiar:
Con las celdas seleccionadas, clicamos sobre el icono de la cámara y vemos cómo éstas se han copiado.
Se ven los puntitos que van girando en el sentido de las agujas del reloj, como siempre que copiamos cualquier celda en Excel.
Una vez tenemos esto, clicando sobre cualquier lugar de cualquier libro de Excel, se muestra el resultado de la captura.
Quiero remarcar que el pegado de la foto se puede hacer tanto en el libro en el que están los datos copiados como en otro, tanto en misma hoja como en otra, es decir, el comportamiento es el mismo que cuando copiamos celdas.
La única diferencia es que estamos pegando una imagen y, por tanto, no se alteran los formatos.
Como puedes ver tenemos la flecha para hacer rotar la imagen y en el cuadro de nombres pone “Imagen 1”.
Hemos hecho una foto y la podemos colocar a nuestro antojo.
Y ahora… es aquí… cuando vuelve a aparecer, para nuestro disfrute, la magia de Excel…
Si cambiamos un dato en las celdas de origen, automáticamente éste se cambia en las de destino:
¡No me digas que esto no es flipante!
Pues no te vayas, ¡que aún hay más!
Fotos de la cámara de Excel en Power Point.
Si cogemos esta imagen y la copiamos directamente en un documento de Power Point, lo primero que vemos es que se ha mantenido el formato y que podemos adaptar su tamaño a nuestro gusto sin que nuestra tabla se deforme:
Solo esto, de por sí, ya es un paso hacia adelante, pero no es suficiente…
Nosotros queremos que la foto sea dinámica y se actualice con los cambios que se produzcan en la tabla de origen, ¿verdad?
Si lo hacemos así no conseguimos mantener el vínculo y los datos no se actualizan.
Entonces…
¿Qué hemos hecho mal?
Se suponía que las fotos hechas con la cámara de Excel eran dinámicas, ¿no?
Pues sí, lo son, pero el sistema de pegado de las fotos tiene que ser un poco diferente.
Vamos a ver cómo hacerlo.
Pegar una foto dinámica de la cámara de Excel en Power Point
Para que nuestra foto sea dinámica tenemos que pegarla de otra manera.
Vamos a ver cómo.
1º Hacemos la foto como te he explicado antes, seleccionando las celdas a copiar y clicando sobre el icono de la cámara de Excel.
2º NO la pegamos en Excel (¡IMPORTANTE!).
3º Vamos a Power Point y clicamos en el desplegable del botón “Pegar”
4º Escogemos la opción “Pegado especial…”
5º Seleccionamos la opción “Pegar vínculo”
6º Después la opción “Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel” (Fíjate en la descripción del resultado).
A partir de este momento, todos los cambios que realicemos en nuestra tabla de origen, se van a ver reflejados en la foto que tenemos en nuestro Power Point..
Esta foto ya es dinámica.
Fotos de la cámara de Excel en Word
Aquí hay poco que decir.
De la misma manera que con Power Point, las fotos que hemos capturado con la cámara de Excel, al pegarlas directamente sobre cualquier documento de Word, no conservan el vínculo.
Para que este se mantenga, el procedimiento es muy similar al que hemos utilizado anteriormente, pero con una pequeña variación.
Vamos a verlo.
Pegar una foto dinámica de la cámara de Excel en Word
Los pasos que tenemos que seguir, como puedes ver, para el sistema de pegado son los mismos:
1º Hacemos la foto.
2º NO la pegamos en Excel (¡IMPORTANTE!).
3º Vamos a Word y clicamos en el desplegable del botón “Pegar”
4º Escogemos la opción “Pegado especial…”
5º Seleccionamos la opción “Pegar vínculo”
6º Escogemos la opción “Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto”.
Si te fijas, en el resultado obtenido, pone algo muy parecido a lo que ponía para Power Point, pero en este caso, no es del todo cierto…
Ahora lo vemos…
Con este pegado especial, hemos conseguido pegar la foto con el vínculo activo.
De la misma manera que lo hemos hecho antes, podemos modificar el tamaño de la foto sin que ésta pierda su formato y sus proporciones.
La única diferencia es que en Word los cambios no se van a actualizar directamente como lo hacen en Power Point.
Actualizar la foto en Word
Cuando hay un cambio, a Word le tenemos que decir que debe de actualizarse la foto.
Esto se hace seleccionándola y clicando sobre ella con el botón secundario del ratón, a través de la opción “Actualizar vínculo”.
Con este sencillo paso, conseguimos que la imagen que hemos pegado en nuestra página de Word nos devuelva los datos que tenemos en las celdas que hemos capturado con la cámara de Excel.
Y hasta aquí hemos llegado.
La cámara de Excel, con esta funcionalidad de hacer fotos dinámicas, es otra de las muchas maravillas que tiene esta herramienta que nunca deja de sorprendernos.
Espero que este pequeño truquillo de hoy te haya gustado y te sea de mucha utilidad.
¡¡Hasta pronto!!
