Sumar.si en Excel

La fórmula SUMAR.SI de Excel me encanta.

Recuerdo como si fuera ahora el día que la descubrí.

Se abrió un mundo ante mis ojos completamente desconocido que me permitía hacer cálculos, en base a unos parámetros determinados, que antes tardaba demasiado tiempo en hacer.

Es curioso que una fórmula, en principio tan simple, sea tan potente como lo es esta.

¿Te parece que la destripemos?

SUMAR.SI, una fórmula maravillosa de Excel

Antes de empezar a meternos de lleno con SUMAR.SI, tenemos que entender bien para qué sirve.

Imagina que tienes una tabla de datos en la que están reflejados unos importes que quieres sumar, pero no quieres el total general, sino un total en base a unos datos contenidos en una columna de esa tabla.

Algo así:

Por ejemplo, imagina que necesitas conocer los importes totales distribuidos por el estado civil de estas personas imaginarias.

Una forma un poco cutre de hacerlo, sería aplicar un filtro a la columna “Estado civil”, ir filtrando por cada uno de los estados, seleccionar todos los importes y ver el total en la parte inferior de tu hoja de Excel.

Así, podrías copiar ese total y pegarlo en una celda de tu hoja, pero… si en lugar de tener 4 estados civiles, tuvieras 20, 30 o 50 países diferentes, la labor sería muy engorrosa, ¿verdad?

Por eso, tenemos la fórmula SUMAR.SI, para facilitarnos el trabajo…

Preparando el terreno

Para hacer las cosas bien, primero vamos a hacer una pequeña lista de los criterios por los cuales queremos obtener los totales.

Esto no es imprescindible, pero va bien.

También podrías seleccionar cada uno de los criterios directamente desde la tabla (luego verás a qué me refiero), pero así es más cómodo.

La forma más sencilla de crear esta lista es copiarla en una nueva columna (en la imagen, la columna J) y clicar en el botón “Quitar duplicados” que encontrarás en la pestaña “Datos”.

Luego ya, si quieres, lo ordenas alfabéticamente para que quede más cuqui.

Los argumentos de la fórmula SUMAR.SI

La fórmula SUMAR.SI tiene 3 argumentos, los dos primeros obligatorios y un tercero opcional, que son los siguientes:

rango

El argumento rango sirve para decirle a Excel en qué columna están los criterios que necesita filtrar.

Es decir, en el ejemplo que estoy utilizando, sería la columna de la tabla en la que está el estado civil de nuestros protagonistas.

criterio

El criterio será cada uno de los estados civiles.

Por eso, antes te he dicho que va bien tenerlos preparados en una pequeña lista.

Si los tenemos así, podemos seleccionar cada la primera celda que contiene uno de los estados civiles y arrastrar la fórmula, o seleccionar cada uno de ellos por separado, sin tener que ir a buscarlos a la tabla de datos.

De todas formas, también puedes seleccionar alguna de las celdas de la tabla que contenga el dato que necesitas. Puedes hacerlo como te parezca más cómodo.

[rango_suma]

El rango de suma, es el argumento opcional de la fórmula SUMAR.SI y es el rango donde están los importes que queremos sumar.

Y ¿por qué este argumento es opcional?

Porque podemos utilizar la misma columna donde tenemos los importes para decidir el rango de suma.

Por ejemplo, así:

Si te fijas en la fórmula de esta imagen, verás que he puesto que de la columna E (donde están los importes), sólo sume los valores menores o iguales a 6.000€.

Por tanto, para este tipo de casos, en los que la suma se realiza en base a un criterio que está en la misma columna que los importes a sumar, este tercer argumento es innecesario.

Pongamos en práctica la fórmula SUMAR.SI en Excel

Como verás, la fórmula es muy sencilla, pero muy práctica.

Solo tenemos que rellenar cada uno de los argumentos siguiendo los criterios que te he comentado antes.

Para este ejemplo, le he puesto como primer argumento, la columna C, en la que se encuentra el estado civil por el que queremos hacer la suma parcial.

Como segundo argumento, he seleccionado la celda G2 en la que está el primer criterio de filtrado.

Como tercer argumento, la columna que contiene los importes.

Después, arrastrando la fórmula hacia abajo, he conseguido el total de cada uno de los criterios.

Algunas cosas a tener en cuenta

Cuando arrastres la fórmula SUMAR.SI (bueno, de hecho, cuando arrastres muchas fórmulas de Excel), hay que tener en cuenta si los argumentos rango y [rango_suma] van a hacer referencia a toda la columna o solo a un rango de celdas.

Si van a hacer referencia a toda la columna, no pasa nada, pero si van a hacer referencia a un rango de celdas, no te olvides de utilizar referencias absolutas para evitar errores.

Otros cálculos que podemos hacer con la fórmula SUMAR.SI en Excel

Hasta ahora, hemos hecho el cálculo más básico que se puede hacer con SUMAR.SI, pero también podemos hacer otro tipo de cálculos que quizás te estés planteando.

Utilizando la misma base de datos, podríamos querer sumar, por ejemplo, por rangos de edades.

Para ello, en lugar de utilizar una única vez la fórmula, podemos utilizarla dos veces.

Vamos a hacerlo.

En primer lugar, calcularemos los importes que corresponden a los que tienen menos de 25 años. Para ello, la fórmula es sencilla:

• Para el primer argumento, el rango, seleccionamos la columna de las edades.
• Para el segundo, el criterio, decimos que tengan menos de 25 años (o también podríamos poner que tuvieran 24 años o menos).
• Para el tercero, el rango de suma, seleccionamos la columna de los importes.

Ahora vamos a por los rangos que comprenden las edades entre 25 y 85 años (todos serán iguales cambiando las edades en los criterios).

Para este cálculo solo necesitamos hacer una resta de dos fórmulas SUMAR.SI.

En la primera calcularemos los importes que corresponden a los que tienen 39 años o menos.

En la segunda a los que tienen menos de 25 años.

Terminaremos calculando los importes que corresponden a los que tienen 85 años o más.

Al final, como puedes ver, con una fórmula tan sencilla como es SUMAR.SI, podemos analizar datos de una tabla con muy poco trabajo.

¿Te animas a probarlo?