Hay múltiples situaciones en las que necesitamos multiplicar tiempo por dinero en Excel.
Por ejemplo, cuando trabajas por horas y tienes que calcular cuánto tienes que cobrarle a un cliente.
Tendrás que calcular el tiempo que has trabajado por el precio que cobras a la hora.
Lo que pasa es que tenemos la sensación de que Excel no nos lo pone fácil.
Hoy te voy a explicar por qué tenemos esa sensación y cómo ponerle remedio.
Contenidos
Los formatos de celda en Excel
Vamos a empezar por lo más básico antes de entrar en materia, porque es necesario para comprender el funcionamiento de las operaciones que queremos llevar a cabo, cuando intervienen fechas y horas en Excel.
Es importante entender que, lo que nosotros estamos viendo en Excel, no siempre se corresponde con lo que éste tiene guardado internamente.
Cuando tenemos celdas con según qué formatos, lo que tenemos en realidad, es una representación visual de los datos que contienen esas celdas, adaptada a “nuestro lenguaje”.
Te voy a poner un ejemplo.
Cuando en una celda de Excel vemos un 15%, en realidad, lo que Excel tiene almacenado es un 0,15.
Si a ese 15% le quitamos el formato de porcentaje, podemos ver que ese porcentaje solo es una forma de visualizar el 0,15, que Excel ha puesto para que se adapte a lo que nosotros queremos ver.
Con las fechas y las horas pasa lo mismo.
Lo que nosotros estamos viendo en las celdas, no es más que un formato que Excel les ha aplicado.
Lo que pasa es que, en estos casos, las cosas no son tan evidentes.
Formato fecha en Excel
Lo primero que hay que saber es que las fechas en Excel están limitadas.
Y esto, ¿qué quiere decir?
Pues que, para Excel, no existen las fechas anteriores al 1 de enero del 1900 ni posteriores al 31 de diciembre del 9999.
Si pones una fecha que se salga de ese rango, verás que Excel trata esa celda como si fuera texto y no se puede operar con ella.
Además, ese rango de fechas que Excel contempla (entre el 1/1/1900 y el 31/12/9999), no son fechas, son números.
Excel las ha cogido todas y les ha asignado un número correlativo a cada una de ellas.
Así, el 1 de enero de 1900 se corresponde con el número 1, el 2 de enero de 1900 se corresponde con el número 2 y el 31 de diciembre de 9999 se corresponde con el número 2.958.465.
Es decir, Excel ha contado todos los días que transcurren entre esas dos fechas y los ha numerado cronológicamente.
Estos números que Excel le ha asignado a cada una de las fechas, se llaman números de serie (más adelante verás por qué te explico esto).
Formato hora en Excel
Con las horas, Excel sigue con el mismo sistema.
Dado que, como hemos visto, para Excel cada día es una unidad y dado que cada día tiene 24 horas, una hora equivale la 24ava parte de una unidad.
1 día –> 1 unidad
1 hora –> 1/24 = 0,0416666666666667
Para comprobarlo, escribimos esta cifra, le cambiamos el formato a hora y vemos que nos da como resultado 1h, 0min y 0seg.
Entendiendo todo esto de los formatos que Excel aplica a fechas y horas, podemos ver que a cada fecha y hora determinadas le corresponde un número entero (que equivale a un día determinado) y unos decimales (que equivalen a las horas, minutos y segundos).
Por ejemplo, hoy es 1 de septiembre de 2023 y estoy escribiendo este post a las 13:42.
Si extraigo fecha y hora en una celda de Excel a través de la fórmula AHORA (que devuelve día y hora actuales) y le cambio el formato a General, podemos ver que el número de día es el 45.170 y las horas y minutos son 0,57121.
Operar con fechas en Excel
Todo lo que te he explicado hasta ahora ha sido porque existen varias ventajas en saber que, para Excel, las fechas y las horas no son más que números a los que se les ha aplicado un formato concreto.
Vamos a verlas.
Hacer cálculos con fechas
Si tenemos una fecha determinada en una celda de Excel, podemos hacer cálculos con ella como si operásemos con números enteros.
Sumar o restar días (números enteros)
Si queremos añadir o quitar días a una fecha concreta, puesto que cada día equivale a una unidad, realizar esta operación es tan simple como sumar o restar tantas unidades como queramos añadir o quitar.
Al 01/09/2023 que estamos viendo, le podemos sumar o restar 15, 30 o los días que necesitemos para obtener el día resultante.
Calcular los días transcurridos entre dos fechas
De la misma manera, si tenemos dos fechas en dos celdas, con una simple resta podemos conocer los días transcurridos entre ellas.
Comprender resultados inesperados
Sabiendo que para Excel los días son simplemente números, podemos entender que, cuando realizamos operaciones con fechas, si el resultado que obtenemos no es el que esperábamos, solo es una cuestión de formato.
Aplicando el formato a lo que queríamos obtener, se nos soluciona el problema.
Es decir, si operamos con fechas y queremos que nos devuelva fechas, pero Excel nos devuelve números, tan solo cambiando el formato de General a Fecha veremos el resultado que queríamos obtener.
Por el contrario, si esperábamos un número y Excel nos devuelve una fecha, cambiando el formato de Fecha a General, veremos ese número que esperábamos.
Entender el argumento de las funciones relacionadas con las fechas
Algunas de las funciones que operan con fecha, por ejemplo, las funciones AÑO, MES, DIA, HORA, MINUTO, SEGUNDO o DIASEM, contienen el argumento “núm_de_serie”.
Si no sabemos que las fechas tienen ese número asignado por defecto, este argumento nos puede dar más de un quebradero de cabeza.
De todas maneras, ten en cuenta que no necesitas conocer el número de serie que corresponde a cada día para poder utilizar estas fórmulas, simplemente con hacer referencia a una celda que contenga la fecha es suficiente.
Ahora viene la pregunta del millón…
¿Por qué Excel no nos permite poner la fecha tal cual dentro de estas fórmulas?
Pues muy sencillo, si nosotros ponemos, por ejemplo =AÑO(01/09/2023), Excel confunde las barras por signos de división, se hace un lío y nos devuelve un resultado inesperado.
Ahora, lo que sí nos permite es poner la fecha entre comillas =AÑO(«01/09/2023») porque entonces, ya entiende que lo que hay entre las comillas es un literal.
Operar con horas en Excel
Una curiosidad antes de meternos en harina.
Cuando escribimos una fecha, Excel entiende en seguida que es una fecha y cambia automáticamente el formato, sin embargo, con las horas no lo hace.
Si escribimos una hora con este formato, 00:00:00, entiende que es una hora y la trata como tal, pero el formato que nos pone es el Personalizado.
No me preguntes por qué lo hace así, pero…
Las operaciones más comunes con las horas
Como hemos visto, las horas, minutos y segundos en Excel son fracciones de los días, esto quiere decir que están representadas como decimales entre el 0 y el 1.
Por tanto, para las operaciones nos tenemos que basar en esto.
Sumar o restar fracciones de tiempo (decimales)
De la misma manera que podemos sumar y restar días, podemos hacer lo mismo con las horas, minutos y segundos, dado que estas solo son una representación visual de unos decimales.
Con estas operaciones podemos sumar tiempos transcurridos o calcular diferencias, es decir, cuánto tiempo ha pasado desde… o cuánto falta para…
Multiplicar tiempo por dinero en Excel
Ahora viene la parte más interesante.
¿Cómo podemos multiplicar el tiempo por dinero?
En el caso de los días, es muy sencillo.
Si tenemos asignada una tarifa determinada a un día de trabajo la operación consistirá en calcular los días transcurridos entre la fecha de inicio y la fecha de fin y multiplicarlos por la tarifa diaria.
Es decir, primero le restaremos a la fecha de fin la fecha de inicio y, una vez obtenidos los días trabajados, los multiplicaremos por la tarifa diaria.
El caso de las horas, también es muy sencillo una vez sabemos todo lo que te he explicado hasta ahora.
Hemos quedado en que Excel, para calcular las horas, lo que hace es dividir un día entre las 24 horas que tiene, ¿verdad?
Pues para multiplicar las horas por dinero, lo que tenemos que hacer es adaptarnos a eso.
¿Cómo?
Multiplicando el tiempo transcurrido por el precio a la hora y después por 24.
Bueno, al final, para llegar a una solución tan simple, quizás no hubiese hecho falta explicar tantas cosas, pero si ya has leído alguno de mis posts, sabrás que no me gusta dejar cabos sueltos.
Si no, esto no sería Excel a Gogó para dummies, sería otra cosa…
