El Diagrama de Gantt es uno de los sistemas más utilizados como herramienta de gestión de productividad y calidad.
Una herramienta que sirve para medir el tiempo dedicado a cada una de las tareas de un proceso, a lo largo de un periodo determinado.
Pero…
¿Sabías que el famoso Diagrama de Gantt está basado en una idea de Karol Adamiecki?
Como la historia es curiosa e interesante, antes de enseñarte a hacer un Diagrama de Gantt con Excel, te daré cuatro pinceladas para que tú también la conozcas.
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El origen del Diagrama de Gantt
Karol Adamiecki (12/03/1866 – 16/05/1933) fue un economista, ingeniero e investigador polaco que en 1896 ideó un sistema llamado harmograma o harmonógrafo.
Con este sistema incrementó la productividad en industrias de albañilería, hormigón, cerámica y otras tantas, tanto en Polonia como en Rusia, mostrando de manera gráfica los diferentes flujos de trabajo y su relación entre ellos.
Su sistema consistía en una mesa con unas tiras de papel sujetadas mediante unas pinzas que se podían quitar y mover de la hoja principal.
Cada proceso tenía una tira de papel etiquetada con el proceso al que correspondía y unas líneas de tiempo.
Al final, el resultado de este harmonograma, como puedes ver, se parece mucho al Diagrama de Gantt que conocemos.
El problema de que el sistema y el reconocimiento de Karol Adamiecki como inventor de la técnica no trascendiera, fue que no publicó sus estudios hasta 1931 por la realidad social y política de la Europa del Este en esa época y que sólo lo hizo en polaco y ruso.
Imagenes: Bart J. Debicki, (2015),»Forgotten contributions to scientific management: work and ideas of Karol Adamiecki», Journal of Management History, Vol. 21 Iss 1 pp. 40 – 67
Qué es un Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt, igual que el harmograma, es un cronograma.
Un gráfico de barras en el que vemos en el eje vertical, las tareas que se tienen que realizar y en el horizontal, el tiempo que se necesita para realizarlas.
Esta representación visual se la debemos a Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense que trabajó durante toda su vida en la optimización del rendimiento de los trabajadores.
Su idea se basaba en que éstos no solo debían conocer sus cometidos, sino que además, debían adquirir el hábito de hacer su trabajo de forma más eficiente.
Crear un gráfico para convertirlo en un Diagrama de Gantt con Excel
Para hacer un Diagrama de Gantt con Excel, debemos partir de una tabla oficial de Excel en la que tienen que estar incluidos los tres campos necesarios para crearlo, es decir, el proceso, la fecha de inicio y la duración del mismo.
Como a mi me gusta profundizar un poco más y, si es posible, añadir funcionalidades que mejoren los sistemas, he puesto algunas columnas extra a la tabla que nos ayudarán a afinar el resultado definitivo.
Segmentar la tabla origen de los datos
Lo primero que haremos, partiendo de esta tabla, será crear unas segmentaciones de datos para poder filtrar posteriormente nuestro Diagrama de Gantt con Excel.
Situando el cursor sobre cualquier celda de la tabla, en la cinta de opciones nos aparecerá la pestaña “Diseño de tabla”.
En ella, en el grupo “Herramientas”, clicaremos sobre el botón “Insertar segmentación de datos” y aparecerá una ventana emergente.
En esta ventana, podemos seleccionar aquellos datos por los que después podremos filtrar nuestro Diagrama de Gantt.
Yo he escogido las columnas “Proyectos”, “Importancia” y “Mes”.
Una vez tengamos las segmentaciones, podemos ajustar su formato, a través de la pestaña “Segmentación” (que aparece si tenemos alguna de ellas seleccionada):
En mi caso, he ajustado lo siguiente:
1º El número de columnas a 2
2º El alto de las segmentaciones a 2,5 cm
3º El color a un verde de la misma gama que el de la tabla y 4º A través del desplegable de “Alinear” (con las tres segmentaciones seleccionadas), las he alineado en la parte superior y las he distribuido horizontalmente.
Insertar un gráfico en blanco
Para hacer nuestro Diagrama de Gantt con Excel, tendremos que partir de un gráfico en blanco al que, posteriormente le añadiremos las series de datos.
Para ello, tenemos que situarnos en cualquier celda que se encuentre fuera de la tabla.
En la pestaña “Insertar” y en la ficha “Gráficos”, clicaremos sobre el gráfico “Barras apiladas”.
Haciendo esto, nos aparecerá la zona del gráfico en blanco, sin ningún tipo de dato en su interior.
Configurar las series de datos
Una vez tenemos la zona del gráfico, con ella seleccionada, aparecen en la cinta de opciones dos nuevas pestañas: “Diseño de gráfico” y “Formato”.
A través de la pestaña “Diseño de gráfico”, en el grupo “Datos”, encontramos un botón “Seleccionar datos” que nos va a servir para añadir datos a nuestro gráfico.
Cuando clicamos en él, aparece una ventana emergente en la que debemos clicar en el botón “Agregar”:
En primer lugar, añadiremos las fechas de nuestra tabla a través de “Valores de la serie”:
En segundo lugar, la duración:
Configurar categorías del gráfico
Una vez hecho esto, debemos editar las categorías para que se correspondan al proceso que se debe realizar:
Ahora sí, tendremos nuestro gráfico preparado para convertirlo en un Diagrama de Gantt con Excel.
¿Cómo convertir el gráfico en un Diagrama de Gantt con Excel?
Si lo hemos hecho todo correctamente, en estos momentos, tendremos un gráfico muy parecido a este:
Es posible que, dependiendo del tamaño que tenga tu gráfico, en el eje vertical no veas todos los procesos. Si es así, deberías agrandar un poco el tamaño del gráfico.
A partir de ahora, deberemos seguir unos cuantos pasos muy sencillos para convertir este gráfico en un Diagrama de Gantt con Excel.
1. Eliminar el título del gráfico
Lo primero que haremos es eliminar el título del gráfico ya que ocupa espacio y no es necesario.
Para ello, solo debemos seleccionarlo y clicar en la tecla suprimir.
2. Ordenar los procesos
En el gráfico, tal y como lo tenemos en estos momentos, los procesos están ordenados en forma inversa a la que necesitaríamos, por tanto, deberíamos invertir su orden.
Para ello, los seleccionamos y, clicando con el botón secundario del ratón, accedemos a la opción “Dar formato al eje”.
Al hacerlo, se nos abre un panel a la izquierda de nuestra hoja de Excel.
En este panel, haremos la mayor parte de los cambios para conseguir transformar nuestro gráfico en un Diagrama de Gantt con Excel.
Primero, seleccionaremos la casilla “Categorías en orden inverso” (fíjate bien que estés situado en las opciones del eje).
Con esto, ya tendremos los procesos en el orden adecuado.
3. Ajustar las fechas
Dependiendo de diferentes casuísticas, uno de los problemas que nos podemos encontrar es que vemos las fechas apelotonadas.
Además, es muy probable que la serie de duración sea muy pequeña y empiece demasiado centrada en el gráfico.
Para solucionarlo, seleccionaremos la zona de fechas.
En el panel lateral, tendremos que poner como límite mínimo, la primera fecha que tenemos en nuestra tabla.
En mi caso el 28/09/2023:
Si queremos ver más o menos fechas, también podemos ajustar las unidades, es decir, el salto entre una fecha y la siguiente.
Yo voy a poner 5 días.
(Este ajuste lo he hecho más adelante, en las primeras imágenes verás que el ajuste es de 10 días)
Después, para que el tamaño de la fecha sea menor, podemos cambiar el formato del número:
Con estos cambios, conseguimos que las barras de progreso tengan mayor tamaño, se acerquen más al inicio y que el gráfico se vea de forma más clara.
4. Ocultar la serie de fechas
Para que este gráfico se convierta en un Diagrama de Gantt con Excel, deberíamos ver únicamente la serie que corresponde a la duración de los procesos.
Al añadir las series al gráfico, hemos puesto fechas y duración, por tanto, ahora tendríamos que ocultar la serie de las fechas.
De esta manera, quedará únicamente visible la que corresponde a la duración de los procesos.
Para hacerlo, seleccionaremos cualquiera de las barras de esta serie (se seleccionarán automáticamente todas las demás) y eliminar el relleno y la línea.
En caso que hayas escogido un diseño de gráfico con sombras, también deberás eliminar la sombra.
Ajustes finales del Diagrama de Gantt con Excel
Ya tenemos nuestro Diagrama de Gantt con Excel terminado, pero vamos a darle unos últimos retoques.
1. Dar formato a la serie de duración
En mi caso, la tabla y las segmentaciones de datos son de color verde.
Para que mi Diagrama de Gantt se ajuste a esa misma estética, cambiaré el color de la serie correspondiente a la duración de la misma forma que lo he hecho con el color de las fechas.
2. Añadir etiquetas de datos
Si queremos ver la duración que tiene cada uno de los procesos, podemos añadir una etiqueta a cada una de las barras del gráfico. De esta manera, conseguimos una visualización más clara de nuestro Diagrama de Gantt con Excel.
Para conseguirlo, tendremos que seleccionar toda la zona del gráfico y acceder a “Agregar elemento de gráfico” a través de la pestaña “Diseño de gráfico”.
Con el desplegable escogeremos “Etiquetas de datos” y “Centro”.
(En esta imagen puedes ver que ya he hecho el cambio del intervalo de fechas que te he mencionado antes y que ahora es de 5 días)
3. Formatear las etiquetas de datos
Para dar formato a esas etiquetas, selecciona cualquiera de ellas (se deberían seleccionar todas las demás) y añádeles el fondo y el color al texto que quieras, a través de la pestaña “Inicio” o a través de la pestaña “Formato”.
Con cualquiera de las dos opciones obtendrás el mismo resultado.
Y…
Si además te apetece, también podrías cambiar el formato de esas etiquetas escogiendo cualquiera de las formas que encontrarás en la pestaña “Formato” a través del desplegable “Cambiar forma”.
La verdad es que yo he probado algunas y no me acaban de gustar demasiado porque se deforman o son demasiado grandes, pero para gustos están los colores…
De todas formas, si cambias el formato de la forma, tendrás que volver a ajustar el color de fondo.
4. Probar el Diagrama de Gantt
Antes de explicarte el último detalle que añadiremos a nuestro Diagrama de Gantt con Excel, quiero que hagas una prueba.
Cierra el panel lateral y juega un poco con él, haciendo cambios en las duraciones de los procesos y en las fechas.
Verás que tu Diagrama de Gantt se va ajustando a todo lo que haces sin problema.
Sin embargo, si ahora empiezas a jugar con las segmentaciones, la cosa no va a ir tan bien.
Al filtrarse la tabla, el gráfico se ajusta a ese filtrado, se deforma y pierdes de vista parte de las segmentaciones.
Vamos a arreglarlo.
5. Fijar nuestro Diagrama de Gantt con Excel
Selecciona nuevamente la zona del gráfico y vuelve a abrir el panel lateral mediante la opción “Formato del área de gráfico” con el botón secundario.
En “Tamaño y propiedades” y en “Propiedades”, verás que está seleccionada la opción “Mover y cambiar el tamaño con celdas”.
Este es el motivo por el que el gráfico se modifica con las segmentaciones.
Para arreglarlo, cambia la opción a “No mover ni cambiar tamaño con celdas”
¡Listos!
Ya puedes planificar a la perfección todo aquello que quieras.